Wie ein Pricing-Projekt bei SaaS abläuft und wie lange es dauert

Wenn ihr Software verkauft und euer Pricing neu aufstellen wollt, läuft das Projekt in fünf Phasen: Ziele und Daten, Analyse, Konzept, Vorbereitung der Umsetzung und Rollout. Das Konzept steht nach etwa zehn bis 16 Wochen. Die Umsetzung bei den Bestandskunden dauert danach deutlich länger, bei einer großen Umstellung bis zu zwei Jahre. Dieser Text ist für CEOs, CROs und Produktverantwortliche, die ein solches Projekt planen und wissen wollen, was auf sie zukommt.

Warum gerade jetzt so viele Projekte starten

In unserem SaaS & AI Pricing Report 2027 planen oder prüfen 80 % der 153 befragten SaaS- und KI-Unternehmen in den nächsten zwölf Monaten eine Änderung ihres Pricings. Die fünf häufigsten Vorhaben sind der Wechsel vom Seat-Modell zu einem hybriden Modell, Preiserhöhungen, neue KI-Pakete oder Add-ons, einfachere Pakete und Outcome-based Pricing. Bei Softwareunternehmen kommen viele Projekte aus zwei Richtungen: neue Pakete für Neukunden oder ein Preiserhöhungsplan für Bestandskunden. Der Ablauf ist in beiden Fällen ähnlich, nur die letzte Phase unterscheidet sich stark.

Die fünf Phasen im Überblick

Die Phasen folgen unserem Vorgehen in acht Schritten. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie gut eure Daten sind und wie viele Kunden ihr umstellen müsst.

Phase	Schritte unseres Vorgehens	Typische Dauer	Ergebnis
1. Ziele und Daten	I. Ziele und Leitplanken	1 bis 2 Wochen, mit Datenaufbereitung 2 bis 3 Monate	Abgestimmte Ziele, saubere Datenbasis
2. Analyse	II. Wettbewerbsposition	zusammen mit Phase 3: 10 bis 16 Wochen	Wettbewerb, Kundensicht, Zahlungsbereitschaft
3. Konzept	III. bis VII. Paketierung bis Preisdifferenzierung	siehe Phase 2	Pakete, Metrik, Preise, Business Case
4. Umsetzung vorbereiten	VIII. Preisdurchsetzung	einige Wochen	Regeln, Verträge, Schulung, Migrationsplan
5. Rollout und Nachsteuern	VIII. Preisdurchsetzung	bei großen Umstellungen 18 bis 24 Monate	Neue Preise im Markt, laufende Korrekturen

Quellen: Timo Müller in Folge 7 (Daten, Konzept), Folge 21 (Transformation).

Phase 1: Ziele und Daten

Am Anfang steht die Frage, was das neue Pricing erreichen soll: mehr Umsatz pro Kunde, mehr Neukunden im Einstieg, eine Marge, die auch mit KI-Kosten hält. Dazu gehört bei KI die Entscheidung, ob sie Nutzung und Differenzierung stärken oder selbst Umsatz bringen soll.

Danach kommen die Daten. Timo Müller, der viele Migrationen von Lizenz auf Abo begleitet hat, rechnet dafür zwei bis drei Monate, wenn die Daten erst aufbereitet werden müssen. Bei größeren, gut strukturierten Unternehmen reichen ein bis zwei Wochen. Sein Grund für diese Reihenfolge: „was ja keinen Sinn macht, ist irgendwie in so ein Kernkonzeptionsprojekt einzusteigen und dann die Daten andauernd neu ziehen zu müssen.“

Phase 2 und 3: Analyse und Konzept

In der Analyse schauen wir auf den Wettbewerb, auf eure Kunden und auf ihre Zahlungsbereitschaft. Zum Wettbewerb gehört heute auch die Frage, welche Anbieter aus Sicht der KI-Suche mit auf der Liste stehen. Welche Methode zur Zahlungsbereitschaft passt, hängt von der Frage ab, die ihr beantworten wollt.

Im Konzept entstehen dann Pakete, Abrechnungsmodell, Preismetrik, Preisniveau und Preisdifferenzierung, in genau dieser Reihenfolge. Die Metrik kommt vor dem Preis, denn erst wenn klar ist, wofür ein Kunde zahlt, lässt sich sinnvoll über die Höhe sprechen. Beim Abrechnungsmodell gibt es vier Grundformen von Kauf bis Nutzung.

Für Analyse und Konzept zusammen nennt Timo Müller zehn bis 16 Wochen. Wie lang es wird, hängt von drei Dingen ab: wie intensiv ihr daran arbeitet, ob ein Berater dabei ist und wie komplex Produkt und Portfolio sind. Sein Beispiel: „habe ich jetzt irgendwie nur ein einziges Produkt, immer nur ein Line-Item und nur 100 Kunden, ist was anderes wie 10.000 Softwarekunden“. Ein klassisches Beraterprojekt für eine Umstellung von Lizenz auf Abo dauert nach meiner Erfahrung eher zwölf Wochen.

Den Vertrieb von Anfang an einbinden

Wer mit Pricing Wert schaffen will, muss den Vertrieb von Anfang an mitdenken. Eine neue Preisliste allein überzeugt noch keinen Kunden. Mein Partnerkollege Amadeus Petzke hält es für einen Trugschluss, „man macht ein Pricing-Projekt im Pricing-Team und verkündet dann am Ende des Pricing-Projekts die Ergebnisse“. Er würde mit den Fragen des Vertriebs beginnen: Was funktioniert heute im Pricing gut, und was würde den Leuten im Kundengespräch helfen? Wer Teil der Lösung war, setzt sie später auch um.

Phase 4: Umsetzung vorbereiten

Zwischen Konzept und erstem Kundengespräch liegt eine eigene Phase. Felix Krohn hat aufgezählt, was in dieser Phase dazugehört:

1. Alle neuen Preispunkte noch einmal prüfen, bevor sie zum Kunden gehen.
2. AGB und Leistungsbeschreibungen anpassen, damit auch künftige jährliche Preiserhöhungen möglich sind.
3. Die Migration der Bestandskunden planen, einschließlich der Gewinner und Verlierer der Umstellung.
4. Den Vertrieb schulen: warum sich die Preise ändern und wie er das dem Kunden erklärt.
5. Ein Tracking aufsetzen, das zeigt, ob der Business Case eintritt.

Für den zweiten Punkt setzt das Gesetz eine Grenze. Nach § 307 BGB sind Bestimmungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, wenn sie den Vertragspartner unangemessen benachteiligen. Das kann sich schon daraus ergeben, dass eine Bestimmung nicht klar und verständlich ist. Formuliert eine Klausel zur Preisanpassung deshalb so, dass der Kunde sieht, wann und wonach sich sein Preis ändert.

Dazu gehören klare Regeln für Freigaben und Rabatte, damit der Vertrieb die neue Preislogik nicht gleich wieder aufweicht.

Phase 5: Rollout und Nachsteuern

Timo Müller sagt: „Die wenigsten Unternehmen inzwischen präferieren so eine Big-Bang-Migration.“ Üblich ist ein rollierendes Vorgehen entlang der Vertragsenden. Das hat einen Vorteil: Nach den ersten 50, 100 oder 200 Kunden seht ihr, welche Gruppen über- oder unterperformen. Nach zwei bis drei Monaten lohnt sich ein Review mit Anpassungen.

Wie so ein Takt aussehen kann, hat Boy Hengstmann, CEO von evasys, beschrieben: wöchentliche Treffen im Team, monatliche Retrospektiven und einmal im Quartal ein Termin, um die Strategie anzupassen. Für die ganze Transformation rechnet Felix Krohn mit 18 bis 24 Monaten. Bei einer Umstellung dieser Größe, die Verträge, Vertrieb und Bestandskunden zugleich betrifft, kann eine spezialisierte Pricing-Beratung wie hy helfen, die Phasen aufeinander abzustimmen.

Beispielplan (angenommene Werte für ein SaaS-Unternehmen mit 2.000 Bestandskunden und Jahresverträgen):

Zeitraum	Was passiert
Woche 1 bis 3	Ziele klären, Daten ziehen und prüfen
Woche 3 bis 8	Wettbewerb, Kundeninterviews, Zahlungsbereitschaft
Woche 8 bis 15	Pakete, Metrik, Preise, Business Case
Woche 14 bis 18	AGB, Schulung, Migrationsplan, Freigaberegeln
Ab Monat 5	Neukunden auf neue Preise, Bestandskunden zum Vertragsende
Nach weiteren 12 Monaten	Alle Jahresverträge einmal umgestellt

Grafik herunterladen:QuerformatHochformat 4:5Frei nutzbar, unverändert und mit Link zur Quelle, CC BY-ND 4.0

Was ihr am Montag vorbereiten könnt

Am meisten Zeit spart, wer die Daten vor dem Start bereitlegt:

1. Umsatz pro Kunde und Paket der letzten zwölf Monate.
2. Gewährte Rabatte, nach Kunde und nach Vertriebsmitarbeiter.
3. Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und Klauseln zur Preisanpassung.
4. Die Verteilung der Neukunden auf eure Pakete.
5. Nutzungsdaten pro Kunde, vor allem für KI-Funktionen.
6. Eine Liste verlorener Deals mit dem genannten Grund.

Fazit: Das Konzept dauert Wochen, die Umsetzung Monate

Ein Pricing-Projekt bei SaaS braucht für Analyse und Konzept zehn bis 16 Wochen, mit schlecht aufbereiteten Daten zwei bis drei Monate mehr. Danach beginnt die eigentliche Arbeit: Verträge, Schulung und eine rollierende Umstellung der Bestandskunden über ein bis zwei Jahre. Wer den Vertrieb früh einbindet und die Daten vorher bereitlegt, verkürzt beides.

Wo ihr heute steht, zeigt ein erster Blick von außen. Den bekommt ihr in rund einer Minute mit dem kostenlosen Pricing-Audit auf pricing-friends.de. Er liest eure Preisseite live, prüft Preismodell, Paketierung und Preispunkte und vergibt einen Score von 0 bis 100 mit Befunden. Geprüft wird nach dem Vorgehen, das die hy Consulting Group in mehr als 600 Pricing-Projekten entwickelt hat.

Quellen

• SaaS & AI Pricing Report 2027 von hy, S. 13, 84
• Pricing Friends, Folge 7: Softwarelizenzen und Pricing mit Timo Müller: Wie beeinflusst die Preisgestaltung das Softwaregeschäft?
• Pricing Friends, Folge 21: Change Management und Pricing mit Felix Krohn: Wie stelle ich sicher, dass Organisationen neue Pricing-Konzepte erfolgreich umsetzen?
• Pricing Friends, Folge 99: Sonderfolge: SaaS-Pricing, AI und die Zukunft der Preismodelle, Dr. Sebastian Voigt bei Julius Göllner
• Pricing Friends, Folge 102: Software-Abos und Pricing mit Boy Hengstmann: Wie verbindet evasys Kundentreue und Transformation?
• Pricing Friends, Folge 128: Industrie-Pricing und Transformation mit Dr. Amadeus Petzke: Wie bringt man 25 Jahre Industrieexpertise und digitale DNA zusammen?
• § 307 BGB, Inhaltskontrolle, auf gesetze-im-internet.de