Pricing Due Diligence: was Käufer einer Softwarefirma prüfen sollten

Eine Pricing Due Diligence prüft vor dem Kauf einer Softwarefirma, ob ihre Preise, Verträge und ihr Preismodell den Wertsteigerungsplan tragen. Sie beantwortet drei Fragen: Wie viel Preisspielraum steckt im Bestand, wie schnell lässt er sich heben, und wie sicher ist der Umsatz, wenn KI das Preismodell verschiebt. Dieser Text ist für Private-Equity-Investoren, Deal-Teams und Operating Partner, die gerade eine Softwarefirma prüfen oder bald prüfen werden.

Warum Pricing vor dem Signing auf den Tisch gehört

Bei hy ist die Pricing Due Diligence ein eigenes Projektformat mit festem Ablauf. Warum Investoren sie brauchen, hat Dr. Stephan Schmid, Partner bei BU Bregal Unternehmerkapital, in einem Satz gesagt: „Erfolgreiches Pricing zahlt natürlich auf die erste Metrik, auf den Profit, eins zu eins ein.“ Dazu kommt der Multiple. Den treiben nach seiner Aufzählung Wachstum, Profitabilität und Risikoprofil. Ein besseres Preismodell zahlt auf alle drei ein.

Bei BU beginnt der Blick auf die Preise deshalb in der Prüfung selbst. Schmid nannte die Preishistorie, die Preismechanik, das Preismodell, die Vertragsmuster und die gelebte Praxis in der Preissetzung. Dazu kommt die Außensicht: Wo steht der Preis gegenüber dem Wettbewerb, und wie nehmen die Kunden ihn wahr? Ich habe ihm in der Folge gesagt, dass das exakt nach einer Pricing Due Diligence klingt, wie wir sie machen. Wer da von wem abgeschrieben hat, konnte ich in dem Moment selbst nicht sagen.

Der Zeitpunkt macht die Prüfung dringlicher. In unserem SaaS & AI Pricing Report 2027 planen oder prüfen 80 % der 153 befragten SaaS- und KI-Unternehmen in den nächsten zwölf Monaten eine Änderung ihres Pricings. Auf Platz eins der geplanten Maßnahmen steht der Wechsel von Seats zu einem hybriden Modell, auf Platz zwei die Preiserhöhung. Wer heute eine Softwarefirma kauft, kauft also mit einiger Wahrscheinlichkeit ein Preismodell, das in der Haltedauer umgebaut wird.

Die acht Prüffelder

Die Tabelle zeigt, was wir in einer Pricing Due Diligence prüfen, woher die Daten kommen und welche Befunde uns aufhorchen lassen.

Prüffeld	Was ihr klärt	Datenquelle	Warnsignal
1. Preishistorie	Wann wurden Listenpreise zuletzt angepasst, getrennt für Neu- und Bestandskunden	Preislisten, Rechnungsdaten über drei Jahre	Bestandskunden zahlen für dieselbe Leistung deutlich weniger als Neukunden
2. Verträge	Anpassungsklauseln, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Sonderkonditionen	Vertragsmuster, Stichprobe der größten Kunden	Keine Anpassungsklausel, lange Preisbindungen
3. Rabatte	Abstand zwischen Listenpreis und realisiertem Preis, Streuung je Vertriebsmitarbeiter	CRM, Angebote, Rechnungen	Gleiche Leistung, sehr unterschiedliche Preise
4. Pakete	Verteilung der Kunden auf die Pakete, Abstände der Stufen	Umsatz je Paket	Fast alle Kunden im kleinsten oder im größten Paket
5. Preismodell und Metrik	Wächst der Preis mit dem Kundennutzen, hält die Metrik, wenn KI Arbeit übernimmt	Umsatz je Metrik, Entwicklung der Nutzerzahlen	Umsatz hängt an Seats, deren Zahl beim Kunden sinkt
6. KI	Was KI kostet und ob sie Umsatz bringt	Kosten je Kunde, Umsatz aus Add-ons	KI-Kosten steigen, der Umsatz bleibt gleich
7. Retention	Net und Gross Revenue Retention nach Kohorte und Segment	Umsatz je Kunde und Jahr	Die Net Revenue Retention hängt an wenigen Großkunden
8. Außensicht	Preisniveau gegenüber dem Wettbewerb, Wahrnehmung der Kunden, Preisseite	Kundeninterviews, Umfragen, Preisseiten	Kunden halten den Preis für beliebig oder kennen ihn nicht

Was die Felder in der Praxis zeigen

Die Preishistorie liefert oft den schnellsten Befund. Ein typisches Muster: Neukunden zahlen den aktuellen Listenpreis, langjährige Kunden zahlen für dieselbe Software deutlich weniger, weil ihre Verträge nie angepasst wurden. Solche Lücken lassen sich gut begründen und deshalb gut schließen, vorausgesetzt, die Verträge aus Prüffeld 2 lassen eine Anpassung zu.

Bei den Rabatten lohnt der Blick auf die Zahl der Preislogiken. Der Investor Bessemer Venture Partners beschreibt in seinem Playbook zur KI-Bepreisung eine Falle wachsender Firmen: neun verschiedene Preisansätze über die Verträge verteilt und ein Vertrieb, der Sonderdeals nach Belieben abschließt. Was in der Frühphase Abschlüsse gebracht hat, wird mit wachsender Kundenzahl zur Last.

Beim Preismodell lohnt der Blick nach vorn. Als künftige Hauptmetrik verliert der Seat in unserer Befragung 31 Prozentpunkte, während Ergebnis, Credits und Nutzung gewinnen. Hybride Modelle aus Grundgebühr und Nutzung sind heute bei 34 % das Hauptmodell, in zwei Jahren erwarten 63 % sie als wichtigstes Modell. Mark Miller von Carlsquare nannte transaktionsbasiertes Pricing „das neue Lieblingskind der Investoren“, weil offen ist, wie viele Seats es noch gibt, wenn Arbeit automatisiert wird. Eine Firma, deren Umsatz nur an Nutzerzahlen hängt, braucht in der Prüfung deshalb eine ehrliche Antwort darauf, was passiert, wenn ihre Kunden mit KI weniger Nutzer brauchen.

Bei KI geht es um Kosten und Umsatz zugleich. 50 % der befragten Anbieter integrieren KI ins Kernprodukt, 22 % monetarisieren sie noch gar nicht. Das ist kein Fehler an sich. Es wird einer, wenn die Kosten je Kunde steigen und im Plan kein Euro Umsatz dagegensteht. Bessemer erwartet, dass viele KI-Produkte 2026 zum ersten Mal in die Verlängerung gehen und ihr Preis dann den tatsächlichen Nutzen abbilden muss statt eines Versprechens. Ob die Zielfirma ihre KI-Funktionen und Agenten passend bepreist, gehört deshalb in dieses Prüffeld.

Für die Außensicht reichen Preisseiten allein nicht. BU spricht in der Prüfung strukturiert mit Kunden, über Umfragen und in Einzelgesprächen. Die Preisseite gehört trotzdem dazu, weil Käufer und KI-Systeme sie lesen. Was es heute kostet, Preise auf der Seite zu verstecken, gehört deshalb zur Außensicht.

Was eine Due Diligence nicht klären kann

Eine Prüfung über wenige Wochen liefert eine Hypothese und eine Spanne, keine fertige Preisliste. Schmid sagt das offen über das Management der Zielfirma: „letztendlich kennen die ihre Kunden und ihren Markt besser als wir das nach einigen Wochen Due Diligence kennen können“. Die Ergebnisse gehören deshalb in eine Form, mit der Investor und Management weiterarbeiten können: Wie groß ist der Spielraum, in welchem Zeitraum lässt er sich heben, und welches Risiko hat die Umsetzung? Nach genau diesen drei Kriterien sortiert BU die Hebel im Wertsteigerungsplan. So entsteht der Pricing-Teil im Value Creation Plan.

Unsere Hypothese: In den nächsten Transaktionen bekommt die Frage, ob das Preismodell die Haltedauer übersteht, mehr Gewicht als die Frage nach dem Preisniveau. Das Niveau lässt sich in ein, zwei Jahren anpassen. Eine Metrik, die mit dem Kundennutzen schrumpft, bremst den ganzen Plan.

Was ihr am Montag tun könnt

1. Datenanforderung erweitern. Fordert Rechnungsdaten auf Kundenebene für drei Jahre an, mit Listenpreis, realisiertem Preis und Paket.
2. Zehn Verträge lesen. Nehmt die zehn größten Kunden und prüft Anpassungsklauseln, Laufzeiten und Sonderkonditionen.
3. Preis gegen Kundenalter auftragen. Zeigt der realisierte Preis je Kunde einen klaren Abfall bei alten Verträgen, liegt dort der erste Hebel.
4. Fünf Kundengespräche führen. Fragt nach Nutzen, Alternativen und Preiswahrnehmung, getrennt vom Vertrieb der Zielfirma.
5. Das Preismodell gegen die KI-Frage halten. Rechnet durch, was mit dem Umsatz passiert, wenn die Kunden 20 % weniger Nutzer brauchen.

Für ein neues Preismodell nach dem Closing gibt es unser Vorgehen in acht Schritten.

Fazit: Die Pricing Due Diligence liefert die erste Zeile des Wertsteigerungsplans

Eine gute Pricing Due Diligence beziffert den Preisspielraum, den Zeitraum und das Umsetzungsrisiko, bevor der Kaufpreis feststeht. Sie prüft das Preisniveau und die Frage, ob das Preismodell die Veränderung durch KI trägt. Wer das vor dem Signing klärt, startet nach dem Closing mit einem Plan statt mit einer Analyse.

Für Beteiligungen, die ihr schon haltet, gibt es den Portfolio-Check: Ihr gebt bis zu zehn Domains ein und bekommt je Unternehmen einen Score von 0 bis 100, das Preismodell in einer Zeile und den wichtigsten Befund. Die Übersicht kommt per Mail.

Quellen

• SaaS & AI Pricing Report 2027 von hy, S. 13, 21, 30, 32
• Pricing Friends, Folge 58: Freelancing und Pricing mit Sabine Fäth: Wie SCRIBERS[HUB] die Preisgestaltung für kreative Köpfe revolutioniert
• Pricing Friends, Folge 123: Software-M&A und Pricing mit Mark Miller: Was entscheidet über den Preis einer SaaS-Company beim Exit?
• Pricing Friends, Folge 129: Private Equity und Pricing mit Dr. Stephan Schmid
• Bessemer Venture Partners: The AI pricing and monetization playbook, Februar 2026